１. ご予約お申込み受付

（1）ご予約は、利用希望日の6ヶ月前から利用日の前日まで申込を受け付けます。ただし、CoccoTerrace（ココテラス）湘南の入居者（代表者・テナント責任者）は、利用希望日の1年前から申込みができます。

（2）空室状況については、CoccoTerrace湘南会議室HP（以下「HP」という）の予約システムからのネット予約（以下「ネット予約」という）か、電話にてご確認ください。

（3）ご予約の申込み方法は、原則としてネット予約とします。ただし、利用日の３日前から当日までの予約、特段の事情がある場合は、電話または財団窓口での申込となります。

（4）ネット予約は、利用日の４日前までとなります。年末年始、大型連休などがある場合には、利用日の4日前でも予約できないことがありますので、予約システムで確認をお願いします。

（5）利用日の３日前から当日までの予約は、電話または財団窓口での申込となります。ご予約受付は、平日のみ受け付けます。年末年始、大型連休などでご利用日の3日前から前日の間に平日がない場合には、ご予約いただけません。

（6）ご予約していただくと、「予約受付メール」を送信します。「予約受付メール」は、予約確定ではありません。「予約受付メール」送信後、3営業日以内に「予約確定メール」を送信します。「予約確定メール」をもってご予約完了となります。

（7）電話及び財団窓口の受付時間は、平日午前9時から午後5時までです。

 

2 . 利用時間及び利用料金等

（1）利用時間は、午前9時から午後10時までです。（12月29日～1月3日は、休業日です。）

（2）利用は1時間単位で受付します。

（3）同一日に複数回利用する場合、その間隔は、2時間以上とし、2時間未満の間隔の場合には、1つの予約にまとめていただきます。

（4）利用時間には、事前準備（搬入）・後片付け（搬出）の時間も含まれます。

（5）当日の利用時間延長は、可能な場合はお受けいたしますが、その場合には別途、延長時間に応じた利用料金をお支払いいただきます。

（6）利用料金は、平日1時間5,500円（税込）、土日祝日1時間6,600円（税込）です。

（7）会議室Aの大きさは、146.36㎡（44.27坪）です。定員は45名です。

（8）国・地方公共団体・公益的な利用を行う団体、CoccoTerrace（ココテラス）湘南の入居者（代表者・テナント責任者）及び財団理事長が認めたものは、利用料金減額の対象とし、減額割合は50%とします。

（9）利用料金減額の対象となるものは、国・地方公共団体の主催、共催または委託等による事業で会議室を利用し、国・地方公共団体が担当する部署作成の減免に関する文書（副申）を提出できるものをいいます。

 

3 . ご予約の取消（キャンセル）及び変更等

（1）ご予約の取消・変更については、電話、財団窓口（受付時間は、平日の午前9時から午後5時まで）またはメール（年中無休）にて受け付けます。予約システム上でのご予約の取消及び変更はできません。

（2）メールでのご予約の取消については、メールの受信をもって完了とします。メールでのご予約の変更については、内容の確認後、メールを送信させていただきます。

（3）利用者の都合によりご予約を取り消した場合には、次のとおりキャンセル料を申し受けます。

ア　利用日の15日前まで無料

イ　利用日の14日前から8日前まで利用料金（税込）の50%

ウ　利用日の7日前から利用日当日まで     利用料金（税込）の全額

（4）利用者の都合によるご予約変更は、利用日の15日前まで可能です。利用日の14日前から利用日当日までに変更する場合には、当該予約をキャンセルし、キャンセルに準じて、50%ないし全額をお支払いいただいたうえで、再度ご予約をお願いいたします。ただし、利用料金の増額となる変更（会議室の追加、利用時間の延長）については、この限りではありません。

（5）キャンセル料算出の基準日は、利用日とします。

（6）利用料金のお支払い後のご予約の取消及び変更による返金は、振込手数料を差し引いた金額になります。

（7）「予約確定メール」受信前のキャンセルは無料です。

 

４. 利用料金のお支払い方法

（1）利用料金のお支払いは、銀行振込でお願いします。利用料金の振込先は、「予約確定メール」に記載してあります。「予約確定メール」の到着時から31日以内にお振り込みください。

（2）振込手数料は、利用者負担とさせていただきます。

（3）銀行口座振込控をもって領収書に代えさせていただきます。

（4）お振り込み名義は、利用団体名でお願いします。

 

5. 利用制限

以下の項目に該当する場合、利用をお断りさせていただく場合があります。

（1）利用目的と実際の利用内容が異なるとき

（2）本規約、各種法令等及び財団職員の指示に反したとき

（3）公の秩序、善良な風俗を害したとき、または害する恐れがあるとき

（4）本施設利用者の利用に支障が生じたとき、または生じる恐れがあるとき

（5）危険物等の持ち込み、会議室を含む建物や付属施設・設備等を破損したとき、または破損する恐れがあるとき

（6）虚偽、その他不正な手段により、利用の決定を受けたことが明らかになったとき、または会議室利用の権利を譲渡、第三者へ転貸したとき

（7）利用者が暴力団関係者、その他反社会的団体に属するものと認められるとき

（8）宗教団体、思想団体、政治団体またはこれに類する集会等で利用されるとき

（9）商品を不特定の第三者に直接販売する等の現金の授受を伴う商行為・収益を目的で利用するとき

（10）その他、当財団が不適当と認めたとき

 

6. 利用方法・注意事項

（1）会議室利用の権利を財団の承諾なしに第三者に譲渡・転貸することはできません。

（2）会議室内での飲食は可能です。ただし、会議室内へのアルコール類の持ち込み及び飲酒はできません。

（3）CoccoTerrace（ココテラス）湘南は全館禁煙です。

（4）施設入居者等の迷惑になる行為（大きな音を出す等）はご遠慮ください。

（5）原則として運動系での利用はできません。音楽を使用する場合、日時内容によっては、利用のお断りをする場合がございます。事前に会議室担当ご相談ください。

（6）備品の利用は無料です。室内に備え付けてあるものをご利用ください。利用後は、所定の場所に戻してください。

（7）会議室のレイアウトを変更するときは、利用者自身で設営を行っていただきます。

（8）利用後は、利用前の状態に原状復帰をお願いします。

（9）利用日当日の大型の荷物の搬入搬出の際には、事前に「搬入・搬出申込書」をご提出いただきます。搬入搬出時には、館内・エレベーター等に養生をお願いすることもあります。事前に会議室担当にご相談ください。

（10）荷物の事前預かりを有料で承ります。ただし、荷物の個数や大きさによってはお受けできない場合がございますので、事前に会議室担当にご連絡ください。万が一、荷物が破損・紛失した場合でも当財団は一切の責任を負いかねます。詳しくは、HPの「荷物の事前預かり」をご覧ください。

（11）火気の使用はできません。また、危険物、重量物、動物（補助犬を除く）の持ち込みはできません。また、消費電力の大きな電気製品を使用する場合には事前にご相談ください。

（12）消防法の規定により会議室の定員（45名）を厳守してください。

（13）館内における広告・チラシ等の掲示はできません。

（14）会議室壁面への紙類等の貼付はできません。

（15）ゴミは利用者が必ずお持ち帰りください。

（16）当施設には、来客者用の駐車場はありませんので、公共交通機関を利用いただくか、お車でお越しの場合には近隣の有料駐車場を利用してください。

（17）館内の施設・設備・備品を破損・滅失した場合には、実費を請求いたします。

（18）ビルの設備点検・消防訓練、工事等により会議室の利用に一定の支障が出る場合があります。その場合には、利用日時や会議室の変更等をご相談させていただく場合があります。

（19）会議室利用内容に関する問い合わせ及び利用者への取り次ぎはいたしかねます。

（20）料金及び利用に関する諸規定等は、この規約については予告なしに変更する場合があります。

 

7. 免責事項

以下の項目に該当する場合、財団はその責任を負うことができませんのでご了承ください。

ア　台風・大雨・降雪など天災その他不可抗力により当施設の利用が困難となった場合のその利用に際する一切の損害但し、警報の発令等利用が困難な事情が認められた場合には、キャンセル料の免除の検討をさせていただくことがありますので、ご相談ください。

イ　「5 ご利用制限」に該当する行為を行ったことにより利用をお断りすることによって生じた一切の損害

ウ　利用者及び第三者の所有物や現金等の貴重品、その他これらに類する物の盗難・毀損による一切の損害

エ　利用者の都合により当施設に残置若しくは一時的に保管した物品の盗難・毀損による一切の損害

 

8. 個人情報の取り扱い

個人情報の取り扱いについては、「一般財団法人藤沢市開発経営公社 個人情報保護方針（プライバシーポリシー）」をご参照ください。

 

附則　この規約は、2023年（令和5年）1月4日から施行します。